Règlements généraux de MomentHom

Version modifiée et adoptée à l’unanimité à l’Assemblée Générale annuelle en date du 13 juin 2012

MomentHom - Centre d’entraide pour hommes de l’Estrie

SECTION I – DISPOSITIONS GÉNÉRALES

Nom

Le nom de la corporation est: MomentHom, Centre d’entraide pour hommes de l’Estrie.

Siège social

Le siège social de la corporation est établi à Sherbrooke.

Le territoire

La région administrative 05 (Estrie) est le territoire où la corporation exerce ses activités.

Le sceau

Les administrateurs peuvent déterminer le sceau de la corporation et préciser sa forme et sa teneur.

SECTION II – LES MEMBRES

Définition de membre

Toute personne engagée dans la mission de MomentHom et soucieuse du développement d’une approche humaniste et spécifique aux réalités masculines.

Les catégories de membres de MomentHom sont les suivantes:

2.01-1 Membres à vie (section fermée)

Toute personne ayant reçu, dans le passé, une carte de «Membre à Vie» de MomentHom, ou reconnue comme tel:

Ces personnes devront confirmer leur intérêt à demeurer membre lors d’une relance auprès d’eux avant le 31 mars 2013.

2.01-2 Membres d’office

Tous les professionnels ou les membres du personnel, qui offrent des services à MomentHom.
Ou
Toute personne qui accepte un poste comme administrateur au CA

Les membres du personnel rémunérés contractuels ou salariés ne peuvent être proposés ni être élus au Conseil d’administration.

2.01-3 Membre régulier:

Personne contribuant à l’organisation et à la vie active de MomentHom, notamment:
Par une participation bénévole au soutien et à la bonne marche des activités et des services,
Ou
Par une participation en tant que participant aux différentes activités ou aux services.

Conditions d’admission

Pour être admis membre de la corporation, le candidat doit adresser sa demande à l’intention du CA et:

Partager les objectifs de la corporation.
S’engager à respecter les règlements de la corporation.
Être accepté par le conseil d’administration selon la catégorie désignée.
Renouveler sa demande annuellement au plus tard au 31 mars de chaque année.

2.03 Suspension ou expulsion

Le conseil d’administration peut, par résolution adoptée par au moins deux tiers (2/3) de ses membres, exclure ou suspendre tout membre qui agit contrairement aux intérêts de la corporation. Cette résolution n’aura effet qu’en autant que le membre qui est visé, soit prévenu par écrit, de ladite décision et qu’il puisse dans les dix (10) jours de sa réception, être entendu par les membres du C.A. dans le cadre d’une réunion spéciale convoquée à cette fin.

2.04 Cotisation

Le conseil d’administration peut s’il le juge à propos, demander une cotisation dont le montant est déterminé à l’assemblée générale annuelle.

SECTION III – ASSEMBLÉE DES MEMBRES

Rôle et pouvoirs de l’assemblée générale

L’assemblée générale est souveraine concernant toute question portée à sa considération.

Dégage les orientations générales de l’organisme.
Accepte ou rejette les rapports des officiers.
Propose et accepte les amendements aux présents règlements.
Élit les membres du conseil d’administration.
Choisit un vérificateur.
Identifie pour le conseil d’administration les pouvoirs nécessaires pour la réalisation des objectifs de la corporation.

L’assemblée générale annuelle

L’assemblée générale annuelle de la corporation est fixée par le conseil d’administration et doit se dérouler dans les quatre mois qui suivent la fin de l’exercice financier. Elle a lieu sur le territoire à l’endroit désigné par le conseil.

3.03 L’assemblée générale spéciale

Les assemblées générales spéciales de la corporation auront lieu aux dates et endroits déterminés par le conseil d’administration et elles seront convoquées :

Sur résolution adoptée par au moins les deux tiers (2/3) des membres du conseil d’administration.

OU

Sur demande écrite d’au moins quinze membres de la corporation et cela dans les 20 jours de la réception de ladite demande par le C.A.

3.04 Quorum

Les membres en règle présents forment le quorum.

3.05 Avis de convocation

Un avis écrit, par la poste ou par média électronique d’au moins quinze (15) jours ouvrables doit être donné pour toute assemblée générale annuelle et de dix (10) jours ouvrables pour une assemblée générale spéciale. Elle doit contenir la date, l’heure et le lieu où se tiendra l’assemblée, l’ordre du jour et dans les cas d’un changement aux statuts et règlements de la corporation, le libellé complet du ou des amendements.

3.06 Vote

Le vote aux assemblées est pris à main levée. Il doit être pris au scrutin secret si le tiers (1/3) des membres présents en font la demande.

SECTION IV – LE CONSEIL D’ADMINISTRATION

4.01 Le conseil d’administration est investi du pouvoir d’administrer la corporation

Il délibère et statue sur tout ce qui a trait aux intérêts de la corporation.
Il exécute les décisions prises aux assemblées générales.
Il gère et administre les biens de la corporation.
Il décide de l’engagement du directeur et en détermine les conditions de travail.
Il adopte la structure organisationnelle des ressources humaines
Il peut former des comités ou avoir recours à la cooptation afin de remplir ses mandats.

Composition

Les affaires de la corporation sont administrées par huit (8) personnes dont sept (7) membres élus à l’assemblée générale annuelle et du directeur qui n’a pas droit de vote.

Réunion du conseil d’administration

Au moins cinq (5) réunions du conseil d’administration doivent être tenues chaque année.

4.05 Quorum

La présence de quatre (4) membres votants constitue le quorum.

4.06 Avis de convocation

À la demande d’au moins deux (2) officiers, le secrétaire peut convoquer par écrit, par média électronique, par téléphone ou de vive voix les rencontres du conseil d’administration et ce avec un délai minimum de cinq (5) jours ouvrables.

Conférence téléphonique

Les administrateurs peuvent, si tous sont d’accord, participer à une assemblée du conseil d’administration à l’aide de moyens permettant à tous les participants de communiquer oralement entre eux, notamment par téléphone ou par média électronique. Ils sont alors réputés avoir assisté à l’assemblée.

Obligation des membres

Un membre doit participer à toutes les réunions du conseil d’administration. Advenant une absence, il doit motiver celle-ci auprès du secrétaire ou du président avant la rencontre. Dans l’éventualité où un membre s’est absenté plus de trois rencontres consécutives et ce sans motivation, il pourrait être exclu du conseil d’administration par résolution adoptée par les deux tiers (2/3) des membres du conseil.

Durée du mandat

Les administrateurs nommés ou élus par l’assemblée générale annuelle sont mandatés pour une période de deux (2) années d’activités. Toutefois, afin d’assurer la continuité dans la gestion de la corporation, l’assemblée générale nomme quatre membres une année et trois autres membres l’année suivante et ainsi de suite. La participation maximale d’un administrateur au sein du conseil d’administration est de trois (3) mandats consécutifs.

Vote

Chaque administrateur a droit de vote sauf le directeur de l’organisme.

Toutes les résolutions sont adoptées à la majorité simple à moins d’avis contraire dans les présents règlements.

Vacances

S’il survient une vacance au sein du conseil d’administration, les administrateurs peuvent y pourvoir en nommant un autre administrateur pour le reste du mandat.

Rémunération

Les administrateurs ne sont pas rémunérés pour les services rendus dans l’accomplissement de leurs fonctions.

SECTION V – DIRECTEUR

Le directeur est nommé par le conseil d’administration qui fixe sa rémunération et la nature de son travail et les conditions de travail.

SECTION VI – LE COMITÉ EXÉCUTIF ET OFFICIERS

Rôles et pouvoirs

Le comité exécutif a l’autorité et exerce tous les pouvoirs qui lui sont conférés par le conseil d’administration pour l’administration des affaires de la corporation. Le comité exécutif fait rapport de ses activités à chaque rencontre du conseil d’administration.

Désignation

Le comité exécutif est composé par les officiers suivants : le président, le vice-président et le secrétaire-trésorier. Ils sont élus ou nommés lors de la première rencontre du conseil d’administration. Ces postes sont obligatoirement occupés par des membres actifs.

Fonctions

Le président

Le président convoque les assemblées, dirige les délibérations de l’assemblée générale et des réunions du conseil d’administration. Le président voit à l’exécution des décisions du conseil d’administration. Il remplit toutes les autres fonctions prévues par les présents règlements et il exerce tous les pouvoirs que lui confère le conseil d’administration.

Le vice-président

Le vice-président remplace le président lorsque celui-ci est absent ou dans l’impossibilité d’agir. Il remplit toutes les autres fonctions qui lui sont attribuées par les présents règlements et par le conseil d’administration.

Le secrétaire-trésorier

Il assure la trésorerie. Il a la charge et la garde des valeurs des fonds de la corporation. Il doit soumettre à l’assemblée générale annuelle un bilan financier ainsi qu’un état des revenus et dépenses de la corporation. Il signe tous les documents requérant sa signature.

Le secrétaire-trésorier envoie tous les avis de convocation des assemblées du conseil d’administration et des membres. Il rédige les procès-verbaux, il a la garde de tous les documents, registres, archives, etc. de la corporation. Il délivre et certifie les extraits de procès-verbaux. Il remplit toutes les autres fonctions qui lui sont attribuées par les présents règlements ou par le conseil d’administration.

Rencontre du comité exécutif

Le comité exécutif se rencontre aussi souvent qu’il le juge nécessaire.
Les membres du comité exécutif peuvent, si tous sont d’accord, participer à une assemblée du comité exécutif à l’aide de moyens permettant à tous les participants de communiquer oralement entre eux. Ils sont alors réputés avoir assisté à l’assemblée.

Quorum

La présence de deux (2) officiers constitue le quorum.

Avis de convocation

À la demande d’un officier, le secrétaire peut convoquer les rencontres par téléphone ou par média électronique et ce au moins une journée à l’avance.

Vote
Chaque officier a droit de vote.

SECTION VII– DISPOSITIONS PARTICULIÈRES

Année financière

L’exercice financier de la corporation se terminera le 31 mars de chaque année.

Vérification

La vérification des livres de la corporation est faite à chaque année par un vérificateur choisi par l’assemblée générale.

Contrats

Les contrats et autres documents requérant la signature de la corporation sont approuvés par le conseil d’administration. Celui-ci peut nommer un officier ou des officiers pour signer au nom de la corporation.

Usage du nom

Aucun membre et/ou comité au sein de la corporation n’a le droit de se servir du nom de la corporation à moins d’en avoir obtenu au préalable l’autorisation du conseil d’administration.

Affiliation

La corporation peut s’affilier à toute association, fédération ou tout autre organisme qu’elle juge à propos.

Conflits d’intérêts

Aux assemblées, tout membre doit éviter les situations où il pourrait se trouver en conflit d’intérêts, soit personnellement ou en tant que groupe partenaire.

Dans les situations où il y a possibilité de conflit d’intérêts, le membre doit divulguer son intérêt et s’abstenir de son droit de vote.

Modification des règlements généraux

Les présents règlements peuvent être amendés à une assemblée générale spéciale convoquée à cette fin ou à une assemblée générale annuelle. Tout amendement proposé doit recueillir les deux tiers (2/3) des voix exprimées pour être ratifié.

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